Dziś zrobimy sobie lekcję matematyki.
Proszę usiąść w ławce i uważnie słuchać. Może okazać się, że odejmowanie jest trudniejsze, niż Ci się wydaje.
Nie starczy mi palców u dłoni, żeby policzyć lata spędzone w korporacjach. Zdobyte w tym czasie doświadczenia zmieniły moje podejście do biznesu.
Jednak dopiero gdy rozwinąłem swój biznes, zrozumiałem, że jednym z największych błędów popełnianych przez organizację jest notoryczne dodawanie. Celów, procesów, raportów, obowiązków czy cyklicznych spotkań.
Sam też często chodzę bez butów jak ten przysłowiowy szewc.
Rzadko poświęcamy czas na zastanowienie się, co warto odjąć. Co jest nieaktualne lub nieefektywne i co powinno zostać wykreślone z naszych działań firmy.
Podstawowa matematyka
Ten mindset dodawania towarzyszył mi na początku tworzenia audycji. Oprócz nagrywania chciałem pisać książkę, robić gadgety dla gości, rozwijać kolejne formaty. A nawet wystartować ze swoją linią T-shirtów.
Po pewnym czasie, zarówno ja, jak i mój zespół uginaliśmy się pod ciężarem tych ambitnych planów. Chcieliśmy dużo, szybko i tanio. Stanowczo nie polecam takiego podejścia.
Wraz z dojmującym bólem metaforycznych pleców zrozumiałem, że powinniśmy określić, czego nie będziemy się podejmować. Ta zmiana myślenia ułatwiła nam pracę. Ustalenie, czego nie robimy, pomogło w skoncentrowaniu się na tym, co jest w naszym zasięgu. Priorytety stały się klarowne, a cele osiągalne.
Odejmowanie dla zaawansowanych
Wszystkim było łatwiej. Świadomie podjęliśmy decyzję, aby nie dokładać kolejnych kamieni do kosza pełnego głazów, który dźwigaliśmy.
Co więcej, nieśmiało zaczął kiełkować w mojej głowie pewien koncept. Na początku wydawał się on niemożliwy do zrealizowania. Absurdalny. Czy ODEJMOWANIE projektów, celów czy spotkań może być pozytywną zmianą, której szukałem?
Uświadomiłem sobie, że nawet zadaję moim gościom pytanie:
Co mógłbyś przestać robić, aby poprawić swoje samopoczucie lub spowodować Twój rozwój?
Odejmowanie może być dla firmy wymagającym procesem. Nie lubimy zakłócać tego, co zostało wprawione w ruch. Pojawiają się pytania:
- A co, jeśli proces, który wydaje się bezużyteczny, jednak jest przydatny?
- Czy moi pracownicy nie obrażą się, jeśli zabiorę im projekt?
- Jeśli zamienię wiele spotkań na jedno wirtualne, a bieżące tematy wrzucę na komunikator, to czy nie zawładnie nami chaos?
Odejmowanie projektów, celów lub spotkań może pomóc pracownikom w skoncentrowaniu się na najistotniejszych zadaniach i zwiększeniu ich produktywności, a także zmniejszeniu uczucia przeciążenia i stresu. Przykładowo, odejmowanie projektów, które nie przynoszą odpowiednich korzyści dla firmy, może pozwolić na skupienie się na bardziej wartościowych zadaniach, co wpłynie na poprawę wyników.
Z bloga dowiesz się także, dlaczego przedsiębiorcy czują się samotnie.
Czas + nieefektywne działanie = PROBLEM
Jedną z największych wartości dla przedsiębiorcy jest czas. To, jak go spędzasz, powinno odzwierciedlać Twoje priorytety. Inwestujesz ten cenny zasób w działania, które są istotne dla rozwoju firmy i jej wzrostu.
Warto zastanowić się, co w Twoim biznesie pochłania najwięcej czasu i jak możesz zredukować ten koszt. Zacznij od następujących pytań:
- Jaki jest cel danego działania?
- Czy faktycznie to działanie przekłada się na osiąganie celów?
- Czy możesz zredukować czas, którego wymaga dane działanie, bez utraty efektywności?
Od niedawna zacząłem stosować zasadę odejmowania przy projektach realizowanych w ramach zsz.media. Przetestowałem kilka sposobów, dzięki którym nasz praca, jest nie tylko mniej czasochłonna, ale też bardziej sfokusowana na kilku kluczowych zagadnieniach.
Efekty jest taki, że koncentrujemy energię i kreatywność wokół tego, co jest osiągalne i przybliża nas do większego celu. Nie marnujemy czasu na rzeczy, które nas rozpraszają. Na bieżąco weryfikujemy działania i ich wyniki.
Jak efektywnie odmawiać dodatkowych obowiązków?
Mam kilka sprawdzonych sposobów i narzędzi, dzięki którym i Ty możesz zacząć efektywnie odejmować:
- Co 3-6 miesięcy przeprowadź audyt najważniejszych procesów i spotkań. Szczególnie tych „regularnych spotkań”, które pojawiają się w kalendarzu co tydzień – bo kiedyś były potrzebne. Spotkania i projekty to działania bardzo czasochłonne. Dlatego powinno się nadać im charakter iteracyjny, a nie stały. Twoja firma ciągle ewoluuje. Twoje myślenie, priorytety i Twoi pracownicy też się rozwijają. Procesy i spotkania powinny nadążać za tymi zmianami.
- Stwórz kulturę, która nagradza tych, którzy sugerują zmiany i zadają pytania. Kwestionowanie jest pierwszym krokiem do odejmowania. Zawsze powinna być jasna odpowiedź na pytanie, dlaczego coś istnieje i dlaczego robimy to tak, a nie inaczej.
- Na koniec każdego roku wyczyść kalendarz – najlepiej do zera. Ten krok zachęca do spojrzenia i oceny każdego ze spotkań pod kątem ich wartości. Zastanów się, czy dane rekurencyjne spotkanie jest niezbędne. Jeśli nie – usuń je z kalendarza. Jeśli tak, to czy można je jakoś skrócić? Zmienić format? Zmniejszyć ilość uczestników? itp.
Jakie są efekty odejmowania obowiązków w pracy i przestrzeni prywatnej?
Dla mnie odejmowanie okazało się trudniejsze, niż się spodziewałem. Musiałem przeanalizować priorytety i jeszcze bardziej otworzyć się na sugestie mojego zespołu.
Jednak wyniki tej zmiany utwierdzają mnie w przekonaniu, że było warto. Co więcej, zacząłem stosować odejmowanie w moich codziennych, niezwiązanych z biznesem, poczynaniach.
Zrozumiałem, że odejmowanie skutkuje dodawaniem. Dodajemy sobie przestrzeń do myślenia. Dodajemy wartość do tego, co robimy, zwiększamy efektywność i zaangażowanie w wybrane projekty. Dodajemy miejsce na kreatywność i pomysłowość. Dodajemy czas, miejsce i uważność na rozwój i wzrost nas samych czy naszych firm.